AI-OCR導入の流れ

AI-OCRプロダクトの本稼働開始にあたり、お客様からのご提出物の受領、AUDER側での事前調整、お客様側でご対応いただく環境セットアップ、疎通テストを経て、実際のご利用開始に至ります。各ステップの内容は以下の通りです。

1. お客様からご提供いただくもの

導入準備を進めるにあたり、以下をお客様よりご提出いただきます。

①申込書

ご契約のための申込書です。規約をご確認いただき、申込書に必要事項の入力をお願いいたします。
※デモ実施の際はNDA締結のみで問題ございません。

②帳票サンプル

レイアウトや項目構成を確認し、読取り設定のために必要となります。
AI-OCRによる読取り対象となる実際の帳票（発注書・納品書等）のサンプルを数パターンご提供いただきます。
※各帳票のどの項目を読み取るかは後述の設計書（『AI-OCR_IF設計書（Excel）』）に記載箇所がございます。

③各種マスタ

『マスタ設定ファイル（Excel）』に各種マスタ設定をご入力いただきます。
- 商品マスタ：帳票内の商品コード・品名、規格等を正しく認識・突合するために必要なマスタデータです。取引先と自社の商品マスタの紐づけ情報があれば、貴社商品マスタに変換してデータをお返しすることも可能です。
- 取引先マスタ：発注元・納品先等の取引先情報を突合するためのマスタデータです。
- 産地マスタ：帳票内に産地情報が含まれる場合は、これらのマスタも合わせてご提供ください。

④実績データインターフェース設定書

『AI-OCR_IF設計書 (Excel)』に読み取り項目についての仕様を入力・選択します。
- 読取り結果を実績データとして連携する際の仕様（項目定義等）を記載した設定書です。原則、AUDER側でCSVを生成しS3上に配置する方式となります。
- 帳票の受取手段（複合機からの取込みか、PDFのS3配置か）、既存システムとの連携範囲なども設定します。
- ※詳細は後述の「2. AUDER側事前調整事項」をご参照ください。

⑤利用ユーザーのアカウント設定用メールアドレス

『マスタ設定ファイル（Excel）』の「その他」シートにアカウント発行に必要な情報を入力いただきます。
- AUDER側でアカウントを発行するためのメールアドレスをご準備いただきます。
- ユーザー数分のご準備が難しい場合は、共通のメールアドレス1つでの運用も可能です。

2. AUDER側での事前調整事項

お客様からのご提出物（マスタ設定ファイル/IF設計書）を受領後、AUDER社内にて以下の調整作業を行います。

ご提出いただいた『マスタ設定ファイル（Excel）』をもとにマスタ設定を行います。

① マスタ取込

ご提供いただいた各種マスタをAUDERシステムに取込みます。これにより、帳票読取り結果と各マスタとの自動突合が可能になります。

② 信頼度調整（AIによる読取り信頼度の抽出）

マスタ取込後、ご提出いただいた帳票サンプルを用いて、AIによる文字認識の信頼度（読取り精度）を抽出・調整します。誤読リスクの高い項目を洗い出し、後続の運用フローにおける確認基準を設定します。

ご提出いただいた『AI-OCR_IF設計書 (Excel)』『マスタ設定ファイル（Excel）』をもとに、以下の設定を行います。

③ 帳票取込インターフェース設定

お客様からの帳票受取手段に応じて、以下いずれかの設定を行います。
- 複合機からのメール転送による取込み設定
- PDFのS3配置による取込み設定（お客様側はコマンドまたはWebアップロードでS3へ配置）

④ 実績データインターフェース設定（AUDER側）

読取り結果を実績データとして、原則CSV形式でS3上に配置する設定を行います。お客様側では、以下いずれかの方法でご利用いただけます。
- S3から直接コマンドで取得する
- AUDERのWeb画面からCSVをダウンロードする

⑤ 利用ユーザーのアカウント設定

お客様からご提供いただいたメールアドレスをもとに、AUDER側で利用ユーザーのアカウント発行・権限設定を行います。

3. 顧客環境セットアップ（お客様にてご対応）

以下はお客様側でご対応いただく必要がある項目です。事前にご準備・ご調整をお願いいたします。

① 帳票受取手段の設定　（『AI-OCR_IF設計書 (Excel)』に記載）
帳票のご提出方法として、以下いずれかをご選択・ご準備いただきます。

複合機からの取込み：複合機側でのスキャン設定（スキャン to メール機能の有効化）、転送先メールアドレスの登録、社内メールサーバー・セキュリティポリシー上での許可設定（送信元/宛先の許可リスト登録等）
PDFのS3配置：コマンドによる配置、またはWeb画面からのアップロードのいずれかをご利用いただけます。コマンドでの配置を希望される場合は、認証情報の設定等をご対応いただきます

② 実績データインターフェース設定（お客様側）（『AI-OCR_IF設計書 (Excel)』に記載）

S3からのデータ取得を利用される場合、既存システム側での受信設定（認証情報の設定、取得スケジュール、フォーマット確認等）をご対応いただきます。
Web画面からのダウンロードのみをご利用の場合、本設定は不要です。

③ 利用ユーザー用メールアドレスのご準備　（『マスタ設定ファイル(Excel)』に記載）

AUDER側でのアカウント発行に必要なメールアドレスをご準備・ご提供ください（ユーザーごとの個別アドレスでも、共通アドレスでも可。
アカウント自体の設定はAUDER側で対応します）。

④ 運用ルールの設定

社内での運用ルール（通常運用フロー、読取り誤りが発覚した場合の対応フロー）を整備いただきます。
以下「標準運用ルール（参考）」をベースに、貴社の体制に合わせてカスタマイズしてご活用ください。

標準運用ルール（参考）

通常運用フロー

帳票を取込む（複合機経由、またはPDFのS3配置）

AUDERの一覧画面で、信頼度が「低〜中」の項目を確認し、修正・確定する

信頼度が「高」の項目についても確定する（必要に応じて全件確認も可能）

「CSV実績出力」ボタンを押下する

Web画面からCSVをダウンロードする（またはS3から取得する）

異常系フロー（読取り誤りが発覚した場合）

誤りを発見した場合、まず関係部署へ連絡し、一次対応を行う

AUDER側へ連絡し、誤読の理由を確認する

必要に応じて、信頼度調整やプロンプトチューニングを実施する

4. 疎通テスト

本稼働前に、以下の一連の流れが正常に機能することを確認します。
帳票の取込み（複合機経由、またはPDFのS3配置） → AUDERでの読取り → 一覧画面での修正・確定 → 実績確定 → 実績出力（CSVダウンロード／S3配置）
上記フローを通しでテストし、問題がないことを確認します。本疎通テストの完了をもって、本稼働判定完了とします。

5. 本稼働・フォローアップ

ユーザートレーニング
- 実際の操作画面を用いた使用方法のご説明
- マニュアルもご参照ください。
本稼働開始
- 疎通テスト完了後、本稼働を開始します
本稼働後サポート
- お問い合わせは原則チャットでのご対応となります。
- ただし、有償オプションにて電話対応もご選択いただけます。担当者にご相談ください。
1か月後オンボーディングミーティング
- 本稼働開始から1か月経過時点で、運用状況を確認するミーティングを実施します。
- 読取り精度等の状況を踏まえ、必要に応じて信頼度調整やプロンプトチューニングを実施します

AI-OCR導入の流れ